5 pratiche telefoniche aziendali che danneggiano il tuo marchio

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telefonoGestire una piccola impresa è difficile e stressante. Indossi costantemente più cappelli, spegni gli incendi e cerchi di allungare il più possibile ogni dollaro.

Ti stai concentrando sul tuo sito Web, sulle tue finanze, sui tuoi dipendenti, sui tuoi clienti e sul tuo marchio e speri di poter prendere buone decisioni ogni volta.

Sfortunatamente, con tutte le direzioni che i proprietari di piccole imprese vengono attirati, può essere difficile dedicare abbastanza tempo e attenzione al marchio. Tuttavia, il branding è uno degli aspetti più importanti della tua attività e può avere molto a che fare con la prima impressione che dai ai tuoi potenziali clienti.

Una componente importante di una prima impressione è il modo in cui rispondi al telefono quando un potenziale cliente chiama la tua attività. Molte piccole imprese cercano di cavarsela a buon mercato con un sistema telefonico poco professionale e purtroppo questo può danneggiare la prima impressione. Ecco alcune cose che vedo spesso che possono essere problematiche.

1. Utilizzo del numero di cellulare come numero di telefono aziendale. Anche se sei un solopreneur, questa non è una buona idea. Tutti possono sapere quando stanno chiamando un telefono cellulare, soprattutto quando si tratta di posta vocale e dà un saluto di posta vocale mobile standard. Dà un'impressione amatoriale ai chiamanti e segnala che sei un one-man shop. Non c'è niente di sbagliato nell'essere un negozio individuale, ma attirare l'attenzione in questo modo non è l'ideale.

2. Rispondere al telefono con "ciao?" e nient'altro. Se chiamo un'attività commerciale, mi aspetto che la persona che risponde al telefono pronunci il nome dell'attività seguito da un saluto professionale. Se chiamo una linea diretta o sono appena stato trasferito, va bene omettere il nome dell'attività, ma mi aspetto di sentire la persona rispondere per nome. È cortesia professionale e aiuta a impostare il tono giusto per una conversazione di lavoro.

3. Una casella vocale "generale". Quando chiami un'azienda e nessuno risponde, a volte ricevi una casella vocale "generale" e nessun'altra opzione? Credi che lasciare un messaggio si tradurrà in una risposta? Nemmeno io. Prima di tutto, trova un addetto alla reception (o un bravo servizio di receptionist virtuale). Lo scenario migliore è che i chiamanti riceveranno una persona reale ogni volta. Se non hai un addetto alla reception, offri almeno un assistente automatico che consentirà al chiamante di trovare la persona giusta a cui lasciare un messaggio.

4. Una linea che non accetta la posta vocale. Questo è anche peggio della casella vocale "generale". Ogni tanto, quando chiamo un'attività commerciale e nessuno risponde, mi viene inviato un saluto che mi dice di non lasciare un messaggio vocale perché non verrà controllato. Veramente? Questo è semplicemente maleducato. Tutti sono impegnati e se devo trovare il tempo per richiamare nella speranza di raggiungere qualcuno, è probabile che vada avanti. Ho scoperto che gli studi medici sono spesso colpevoli di questo.

5. Un servizio VoIP economico. Voice over IP è fantastico e ha fatto molta strada. Tuttavia, può ancora causare alcuni problemi nella qualità della voce e può anche creare un notevole ritardo nella conversazione a due vie. Per questo motivo, non è l'ideale fare affidamento su Skype, Google Voice o altri servizi gratuiti per le principali linee di business. Se hai intenzione di seguire la strada del VoIP, è meglio investire in una soluzione VoIP professionale che ti dia un audio chiaro e affidabilità. Poche cose sono più frustranti che cercare di concludere un affare mentre si lotta per comunicare con il cliente su linee telefoniche inaffidabili.

Non ci vuole molto sforzo per creare un'esperienza telefonica professionale per i tuoi chiamanti, ma può avere un grande impatto sulle prime impressioni che hanno quando chiamano. A SpinWeb, abbiamo scoperto che un ottimo team di receptionist + iPhone funziona bene per noi. Vale la pena pensare a quanto suona professionale la tua attività quando qualcuno chiama.

Commenti

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    Non sono d'accordo con # 1. Quando gestisci un'attività da solista, non c'è niente di sbagliato nell'usare un telefono cellulare come linea principale. Se personalizzi il saluto e lo mantieni professionale quando rispondi al telefono, non c'è differenza. È più conveniente che essere legato a una rete fissa o a una posizione (sì, anche con tutta la tecnologia di inoltro di chiamata e simili) e mi consente di fornire un'esperienza di servizio migliore e più rapida ai miei clienti.

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    Ho usato un cellulare negli ultimi 5 anni. Lo uso perché è una linea diversa dal telefono di casa. Ha un messaggio professionale, e ogni volta che rispondo, amico o lavoro, dico: Ciao, sono Lisa Santoro. Non so chi sia il cellulare che hai chiamato ma questa informazione è decisamente obsoleta.

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      Quando chiami un telefono cellulare e ricevi la posta vocale, è ovvio che si tratta di un telefono cellulare basato sul messaggio di saluto della segreteria, a meno che non sia personalizzato, cosa che la maggior parte delle persone non fa. Se chiami un numero aziendale di un'azienda e questo va alla segreteria telefonica del cellulare, può essere un segnale leggermente negativo se l'azienda è interessata a sembrare professionale. Alcune aziende stanno bene con un'immagine di solopreneur. Alcuni non lo sono. Grazie per il feedback! 🙂

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