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Cinque pratiche telefoniche aziendali che danneggiano il tuo marchio

Gestire una piccola impresa è difficile e stressante. Indossi costantemente più cappelli, spegni gli incendi e cerchi di allungare il più possibile ogni dollaro.

Ti stai concentrando sul tuo sito Web, sulle tue finanze, sui tuoi dipendenti, sui tuoi clienti e sul tuo marchio e speri di poter prendere buone decisioni ogni volta.

Sfortunatamente, con tutte le direzioni che i proprietari di piccole imprese vengono tirati, può essere difficile dedicare abbastanza tempo e attenzione al marchio. Tuttavia, il branding è uno degli aspetti più importanti della tua attività e può avere molto a che fare con la prima impressione che dai ai tuoi potenziali clienti.

Una componente importante di una prima impressione è il modo in cui rispondi al telefono quando un potenziale cliente chiama la tua azienda. Molte piccole imprese cercano di cavarsela a buon mercato con un sistema telefonico non professionale e, sfortunatamente, questo può danneggiare la prima impressione. Ecco alcune cose che vedo molto che possono essere problematiche.

  1. Usando il tuo numero di cellulare come numero di telefono aziendale. Anche se sei un solopreneur, questa non è una buona idea. Tutti possono sapere quando stanno chiamando un telefono cellulare, soprattutto quando si tratta di posta vocale e dà un saluto di posta vocale mobile standard. Dà un'impressione amatoriale ai chiamanti e segnala che sei un one-man shop. Non c'è niente di sbagliato nell'essere un negozio individuale, ma attirare l'attenzione in questo modo non è l'ideale.
  2. Rispondere al telefono con Ciao? e nient'altro. Se chiamo un'azienda, mi aspetto che la persona che risponde al telefono dica il nome dell'azienda seguito da un saluto professionale. Se chiamo una linea diretta o sono appena stato trasferito, va bene omettere il nome dell'attività, ma mi aspetterei di sentire la persona che risponde per nome. È una cortesia professionale e aiuta a impostare il tono giusto per una conversazione d'affari.
  3. A generale casella vocale. Quando chiami un'azienda e nessuno risponde, a volte ricevi una casella vocale "generale" e nessun'altra opzione? Confidi che lasciare un messaggio si tradurrà in una risposta? Nemmeno io. Prima di tutto, prendi un receptionist (o un buon servizio di receptionist virtuale). Lo scenario migliore è che i chiamanti riceveranno una persona reale ogni volta. Se non hai un receptionist, offri almeno un assistente automatico che permetta al chiamante di trovare la persona giusta per cui lasciare un messaggio.
  4. Una linea che non accetta messaggi vocali. Questo è anche peggio della casella di posta vocale generale. Occasionalmente quando chiamo un'attività e nessuno risponde, mi viene inviato un messaggio di saluto che mi dice di non lasciare un messaggio vocale perché non verrà controllato. Veramente? Questo è semplicemente maleducato. Tutti sono occupati e se devo trovare il tempo per richiamare nella speranza di raggiungere qualcuno, è probabile che vada avanti. Ho scoperto che gli studi medici sono spesso colpevoli di questo.
  5. Un servizio VoIP economico. Voice-over IP è eccezionale e ha fatto molta strada. Tuttavia, può ancora causare alcuni problemi nella qualità della voce e può anche creare un notevole ritardo in una conversazione bidirezionale. Per questo motivo, non è l'ideale affidarsi a Skype, Google Voice o altri servizi gratuiti per linee di business primarie. Se hai intenzione di seguire il percorso VoIP, è meglio investire in una soluzione VoIP professionale che ti dia un audio chiaro e affidabilità. Poche cose sono più frustranti del tentativo di concludere un affare mentre si fatica a comunicare con il cliente su linee telefoniche inaffidabili.

Non ci vuole molto sforzo per creare un'esperienza telefonica professionale per i tuoi chiamanti, ma può avere un grande impatto sulle prime impressioni che hanno quando chiamano. Nella mia azienda, abbiamo scoperto che un ottimo team di receptionist + iPhone funziona bene per noi. Vale la pena pensare a quanto sembri professionale la tua attività quando qualcuno chiama.

Michael Reynolds

Sono un imprenditore da oltre due decenni e ho creato e venduto diverse attività, tra cui un'agenzia di marketing digitale, un'azienda di software e altre attività di servizi. Come risultato del mio background lavorativo, aiuto spesso i miei clienti con sfide simili, tra cui l'avvio di un'impresa o la costruzione e l'ottimizzazione di un'impresa.

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