Sulla tua prossima riunione

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Ho pensato molto alle riunioni di recente. Il post di Seth su eventi aziendali annuali mi ha ispirato a iniziare a formulare questo post. Come persona con un'attività di un dipendente, devo stare assolutamente attento a quante riunioni partecipo che non generano entrate.

Ogni giorno vengo invitato a una riunione, in genere una tazza di caffè o un pranzo. Per la maggior parte del tempo, sono relazioni professionali o addirittura lead, quindi non generano entrate oggi, ma domani potrebbe portare a qualcosa. Questi incontri sono incredibilmente entusiasmanti... in genere brainstorming o strategie su un'azienda, il loro marketing o una tecnologia in aumento.

È molto diverso da quando lavoravo in grandi aziende che tenevano riunioni ogni giorno. Le riunioni nelle aziende sono costose, interrompono la produttività e sono spesso un'assoluta perdita di tempo. Ecco il tipo di incontri che danneggiano la cultura di un'impresa:

  • Incontri per trovare consenso. È probabile che tu abbia assunto qualcuno che è responsabile per portare a termine il lavoro. Se stai tenendo una riunione per decidere per loro... o peggio... per togliergli la decisione, stai commettendo un errore. Se non ti fidi della persona che svolge il lavoro, licenziala.
  • Incontri per diffondere il consenso. Questo è un po' diverso... in genere tenuto dal decisore. Lui o lei non sono sicuri della loro decisione e hanno paura delle ripercussioni. Tenendo una riunione e ottenendo il consenso della squadra, stanno cercando di diffondere la colpa e ridurre la loro responsabilità.
  • Incontri per fare incontri. Non c'è niente di peggio che interrompere la giornata di qualcuno per l'incontro giornaliero, settimanale o mensile in cui non c'è un'agenda e non succede nulla. Questi incontri sono incredibilmente costosi per un'azienda, spesso costano migliaia di dollari.

Ogni riunione dovrebbe avere un obiettivo che non può essere raggiunto in modo indipendente... forse il brainstorming, la comunicazione di un messaggio importante o la scomposizione di un progetto e l'assegnazione di compiti. Ogni azienda dovrebbe stabilire una regola: un incontro senza un obiettivo e un'agenda dovrebbe essere negato dall'invitato.

Molti anni fa, ho seguito un corso di leadership in cui ci hanno insegnato come tenere riunioni. Può sembrare divertente, ma la spesa delle riunioni per le grandi organizzazioni è significativa. Ottimizzando ogni riunione, hai risparmiato denaro, tempo e creato i tuoi team invece di danneggiarli.

Le riunioni del team avevano un leader, a scriba (prendere appunti), a cronometrista (per garantire che la riunione fosse puntuale), e a portinaio (per restare in tema). Il cronometrista e il gatekeeper si scambiavano ogni riunione e avevano piena autorità per cambiare argomento o porre fine a una sessione.

Gli ultimi 10 minuti circa di ogni riunione sono stati utilizzati per sviluppare un Piano d'azione. Il piano d'azione aveva 3 colonne: Chi, cosa e quando. Definito in ogni azione era chi avrebbe svolto il lavoro, quali erano i risultati misurabili e quando lo avrebbero ricevuto. Era compito dei leader responsabilizzare le persone sui risultati concordati. Istituendo queste regole per le riunioni, siamo stati in grado di trasformare le riunioni dall'essere interrotte e abbiamo iniziato a renderle produttive.

Ti sfido a pensare a ogni riunione che stai avendo, se genera entrate, se è produttiva e come le stai gestendo. io utilizzo Calendly per programmare i miei incontri e spesso mi chiedo quanti incontri avrei effettivamente se dovessi pagare una quota con carta di credito per programmarlo! Se dovessi pagare il tuo prossimo incontro con il tuo stipendio, lo avresti comunque?

Commenti

  1. 1

    Doug, vorrei fissare un incontro con te per discuterne di più. 🙂

    Una volta ho sentito un comico dire che le riunioni sarebbero andate molto più velocemente nell'America aziendale se l'organizzatore avesse appena iniziato la riunione chiedendo a tutti di alzare la mano se stanno ancora lavorando a qualunque cosa su cui stavano lavorando ieri.

  2. 2

    Post fantastico! La filosofia "tutte le riunioni sono facoltative" è in realtà un punto guida di una ROWE, che la mia azienda sta apprezzando da un paio d'anni. Molti di noi danno valore alle cose sbagliate, come "face time" o riempire una sedia a un'ora prestabilita. Gli incontri e il tempo di confronto sono grandiosi e hanno valore nel giusto contesto, ma non dovremmo permettere che queste cose ci diano l'illusione della produttività quando non ha senso.

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