Sulla tua prossima riunione

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Ho pensato molto alle riunioni di recente. Il post di Seth su eventi aziendali annuali mi ha ispirato a iniziare a formulare questo post. Come persona con un'attività di un dipendente, devo stare assolutamente attento a quante riunioni a cui partecipo che non generano entrate.

Ogni giorno vengo invitato a una riunione, in genere una tazza di caffè o un pranzo. La maggior parte delle volte sono relazioni professionali o addirittura lead, quindi non generano entrate oggi, ma domani potrebbe portare a qualcosa. Questi incontri sono incredibilmente eccitanti ... in genere il brainstorming o la strategia su un'azienda, il loro marketing o una tecnologia in crescita.

È abbastanza diverso da quando lavoravo in grandi aziende che tenevano riunioni quotidiane, però. Le riunioni presso le aziende sono costose, interrompono la produttività e spesso sono un'assoluta perdita di tempo. Ecco il tipo di riunioni che danneggiano la cultura di un'azienda:

  • Riunioni tenute per trovare il consenso. È probabile che tu abbia assunto qualcuno che è responsabile per portare a termine il lavoro. Se stai tenendo una riunione per decidere al posto loro ... o peggio ... per togliere loro la decisione, stai commettendo un errore. Se non ti fidi della persona per fare il lavoro, licenziatela.
  • Incontri per diffondere il consenso. Questo è un po 'diverso ... tipicamente tenuto dal decisore. Lui o lei non è fiducioso nella loro decisione e ha paura delle ripercussioni. Tenendo una riunione e ottenendo il consenso dal team, stanno cercando di diffondere la colpa e ridurre la loro responsabilità.
  • Riunioni per tenere riunioni. Non c'è niente di peggio che interrompere la giornata di qualcuno per la riunione giornaliera, settimanale o mensile in cui non c'è ordine del giorno e non accade nulla. Queste riunioni sono incredibilmente costose per un'azienda, spesso migliaia di dollari.

Ogni riunione dovrebbe avere un obiettivo che non può essere raggiunto in modo indipendente ... forse il brainstorming, la comunicazione di un messaggio importante o la suddivisione di un progetto e l'assegnazione di compiti. Ogni azienda dovrebbe stabilire una regola: l'invitato dovrebbe negare una riunione senza un obiettivo e un ordine del giorno.

Molti anni fa ho seguito un corso di leadership in cui ci hanno insegnato come tenere riunioni. Può sembrare strano, ma la spesa delle riunioni per le grandi organizzazioni è significativa. Ottimizzando ogni riunione, hai risparmiato denaro, tempo e formato i tuoi team invece di danneggiarli.

Le riunioni del team avevano un leader, a scriba (per prendere appunti), a cronometrista (per garantire la puntualità della riunione) e a guardiano del cancello (per restare in tema). Il cronometrista e il portiere cambiavano ogni riunione e avevano piena autorità per cambiare argomento o porre fine a una sessione.

Gli ultimi 10 minuti circa di ogni riunione sono stati utilizzati per sviluppare un file Piano d'azione. Il piano d'azione aveva 3 colonne: Chi, cosa e quando. In ogni azione veniva definito chi avrebbe svolto il lavoro, quali erano i risultati misurabili e quando lo avrebbero ottenuto. Era compito dei leader ritenere le persone responsabili dei risultati concordati. Istituendo queste regole per le riunioni, siamo stati in grado di cambiare le riunioni dall'essere interruttive e abbiamo iniziato a renderle produttive.

Ti sfiderei a pensare a ogni riunione che stai tenendo, se genera entrate, se è produttiva e come le stai gestendo. Io utilizzo Calendly per programmare le mie riunioni e spesso mi chiedo quanti incontri avrei effettivamente se dovessi pagare una quota con carta di credito per programmarlo! Se dovessi pagare il tuo prossimo incontro con lo stipendio, lo avresti ancora?

Commenti

  1. 1

    Doug, vorrei programmare un incontro con te per discuterne di più. 🙂

    Una volta ho sentito un comico dire che le riunioni sarebbero andate molto più velocemente nell'America aziendale se l'organizzatore avesse appena iniziato la riunione chiedendo a tutti di alzare la mano se stanno ancora lavorando su qualunque cosa stessero lavorando ieri.

  2. 2

    Post fantastico! La filosofia "tutti gli incontri sono opzionali" è in realtà una guida di un ROWE, di cui la mia azienda si sta godendo da un paio d'anni. Molti di noi danno valore alle cose sbagliate, come il “face time” o il riempire una sedia a un'ora prestabilita. Incontri e momenti di confronto sono fantastici e hanno valore nel giusto contesto, ma non dovremmo permettere che queste cose ci diano l'illusione della produttività quando non ha senso.

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