Indirizzi la standardizzazione 101: vantaggi, metodi e suggerimenti

Indirizzi la standardizzazione 101: vantaggi, metodi e suggerimenti

Quando è stata l'ultima volta che hai trovato che tutti gli indirizzi nel tuo elenco seguivano lo stesso formato ed erano privi di errori? Mai, giusto?

Nonostante tutti i passaggi che la tua azienda può intraprendere per ridurre al minimo gli errori di dati, affrontare problemi di qualità dei dati, come errori di ortografia, campi mancanti o spazi iniziali, dovuti all'immissione manuale dei dati, sono inevitabili. Infatti, il professor Raymond R. Panko nel suo articolo pubblicato ha evidenziato che gli errori dei dati del foglio di calcolo, in particolare di piccoli set di dati, possono variare tra il 18% e il 40%.  

Per combattere questo problema, la standardizzazione degli indirizzi può essere un'ottima soluzione. Questo post evidenzia come le aziende possono trarre vantaggio dalla standardizzazione dei dati e quali metodi e suggerimenti dovrebbero considerare per ottenere i risultati desiderati.

Che cos'è la standardizzazione degli indirizzi?

La standardizzazione degli indirizzi, o normalizzazione degli indirizzi, è il processo di identificazione e formattazione dei record di indirizzi in linea con gli standard dei servizi postali riconosciuti, come stabilito in un database autorevole come quello del Servizio postale degli Stati Uniti (USPS).

La maggior parte degli indirizzi non segue lo standard USPS, che definisce un indirizzo standardizzato come un indirizzo completamente esplicitato, abbreviato utilizzando le abbreviazioni standard del servizio postale o come mostrato nell'attuale file ZIP+4 del servizio postale.

Standard di indirizzo postale

La standardizzazione degli indirizzi diventa un'esigenza urgente per le aziende che hanno voci di indirizzi con formati incoerenti o variabili a causa di dettagli dell'indirizzo mancanti (ad es. CAP+4 e CAP+6) o di punteggiatura, maiuscole, spaziatura e errori di ortografia. Un esempio di ciò è riportato di seguito:

Indirizzi postali standardizzati

Come si vede dalla tabella, tutti i dettagli dell'indirizzo presentano uno o più errori e nessuno soddisfa le linee guida USPS richieste.

Standardizzazione degli indirizzi non deve essere confuso con la corrispondenza e la convalida dell'indirizzo. Sebbene siano simili, la convalida dell'indirizzo riguarda la verifica se un record di indirizzo è conforme a un record di indirizzo esistente nel database USPS. La corrispondenza degli indirizzi, d'altra parte, riguarda la corrispondenza di due dati di indirizzi simili per accertare se si riferiscono alla stessa entità o meno.

Vantaggi della standardizzazione degli indirizzi

A parte le ovvie ragioni per la pulizia delle anomalie dei dati, la standardizzazione degli indirizzi può fornire una serie di vantaggi per le aziende. Questi includono:

  • Risparmia tempo verificando gli indirizzi: senza standardizzare gli indirizzi, non c'è modo di sospettare se l'elenco di indirizzi utilizzato per la campagna di direct mail sia accurato o meno a meno che le mail non vengano restituite o non abbiano ricevuto risposte. Normalizzando indirizzi variabili, il personale può risparmiare notevoli ore di lavoro passando al setaccio centinaia di indirizzi postali per la precisione.
  • Riduci i costi di spedizione: Le campagne di posta diretta possono portare a indirizzi errati o non corretti che possono creare problemi di fatturazione e spedizione nelle campagne di posta diretta. La standardizzazione degli indirizzi per migliorare la coerenza dei dati può ridurre la posta restituita o non consegnata, con conseguente aumento dei tassi di risposta alla posta diretta.
  • Elimina indirizzi duplicati: formati e indirizzi variabili con errori possono comportare l'invio del doppio delle e-mail ai contatti che possono ridurre la soddisfazione del cliente e l'immagine del marchio. La pulizia degli elenchi di indirizzi può aiutare la tua azienda a risparmiare sui costi di consegna sprecati.

Come standardizzare gli indirizzi?

Qualsiasi attività di normalizzazione degli indirizzi dovrebbe soddisfare le linee guida USPS affinché sia ​​utile. Utilizzando i dati evidenziati nella tabella 1, ecco come appariranno i dati degli indirizzi dopo la normalizzazione.

Prima e dopo la standardizzazione degli indirizzi

La standardizzazione degli indirizzi comporta un processo in 4 fasi. Ciò comprende:

  1. Indirizzi di importazione: raccogliere tutti gli indirizzi da più origini dati, come fogli di calcolo Excel, database SQL, ecc., in un unico foglio.
  2. Dati del profilo per controllare gli errori: effettuare la profilazione dei dati utilizzando per comprendere la portata e il tipo di errori presenti nel proprio elenco di indirizzi. In questo modo è possibile avere un'idea approssimativa delle potenziali aree problematiche che devono essere risolte prima di eseguire qualsiasi tipo di standardizzazione.  
  3. Elimina gli errori per soddisfare le linee guida USPS: Una volta rilevati tutti gli errori, è quindi possibile pulire gli indirizzi e standardizzarli in conformità con le linee guida USPS.
  4. Identifica e rimuovi indirizzi duplicati: per identificare eventuali indirizzi duplicati, puoi cercare i conteggi doppi nel foglio di calcolo o nel database o utilizzare esatto o corrispondenza sfocata per deduplicare le voci.

Metodi di standardizzazione degli indirizzi

Esistono due approcci distinti per normalizzare gli indirizzi nell'elenco. Questi includono:

Script manuali e strumenti

Gli utenti possono trovare manualmente script di esecuzione e componenti aggiuntivi per normalizzare gli indirizzi dalle librerie tramite vari

  1. Linguaggi di programmazione: Python, JavaScript o R possono consentirti di eseguire la corrispondenza di indirizzi fuzzy per identificare corrispondenze di indirizzi inesatte e applicare regole di standardizzazione personalizzate per soddisfare i tuoi dati di indirizzo.
  2. Repository di codifica: GitHub fornisce modelli di codice e USPS API integrazione che puoi utilizzare per verificare e normalizzare gli indirizzi.  
  3. Interfacce di programmazione dell'applicazione: Servizi di terze parti integrabili tramite API per analizzare, standardizzare e convalidare gli indirizzi di posta.
  4. Strumenti basati su Excel: componenti aggiuntivi e soluzioni come YAddress, AddressDoctor Excel Plugin o excel VBA Master possono aiutarti ad analizzare e standardizzare i tuoi indirizzi all'interno dei tuoi set di dati.

Alcuni vantaggi di seguire questa strada sono che è poco costoso e può essere veloce normalizzare i dati per piccoli set di dati. Tuttavia, l'utilizzo di tali script può andare in pezzi oltre qualche migliaio di record e quindi non è adatto per set di dati molto grandi o distribuiti su fonti disparate.

Software di verifica dell'indirizzo

Per normalizzare i dati è inoltre possibile utilizzare un software standard di verifica e normalizzazione degli indirizzi. Di solito, tali strumenti sono dotati di componenti di convalida degli indirizzi specifici, come un database USPS integrato, e hanno componenti pronti per la profilazione e la pulizia dei dati insieme ad algoritmi di corrispondenza fuzzy per standardizzare gli indirizzi su larga scala.

È anche importante che il software abbia CASS Certificazione da USPS e soddisfa la soglia di precisione richiesta in termini di:

  • Codifica a 5 cifre: applicazione del codice postale a 5 cifre mancante o errato.
  • Codifica ZIP+4: applicazione del codice a 4 cifre mancante o errato.
  • Indicatore di consegna residenziale (RDI) – determinare se un indirizzo è residenziale o commerciale.
  • Convalida del punto di consegna (PDS) – determinare se un indirizzo è consegnabile o meno fino al numero della suite o dell'appartamento.
  • Linea di viaggio migliorata (eLOT) – un numero di sequenza che indica la prima occorrenza della consegna effettuata all'intervallo aggiuntivo all'interno del percorso del corriere e il codice crescente/decrescente indica l'ordine di consegna approssimativo all'interno del numero di sequenza. 
  • Link del sistema di conversione indirizzi localizzabili (LACSLink) – un metodo automatizzato per ottenere nuovi indirizzi per i comuni locali che hanno implementato un sistema di emergenza 911.
  • SuiteLink® consente ai clienti di fornire informazioni sull'indirizzamento aziendale migliorate aggiungendo informazioni secondarie (suite) note agli indirizzi commerciali, che consentiranno la sequenza di consegna USPS dove altrimenti non sarebbe possibile.
  • E altro ancora ...

I principali vantaggi sono la facilità con cui può verificare e standardizzare i dati degli indirizzi archiviati in sistemi disparati tra cui CRM, RDBM e repository basati su Hadoop e geocodificare i dati per produrre valori di longitudine e latitudine.

Per quanto riguarda le limitazioni, tali strumenti possono costare molto di più dei metodi di normalizzazione manuale degli indirizzi.

Quale metodo è migliore?

La scelta del metodo giusto per migliorare gli elenchi di indirizzi dipende interamente dal volume dei record di indirizzi, dallo stack tecnologico e dalla sequenza temporale del progetto.

Se il tuo elenco di indirizzi è inferiore a, diciamo, cinquemila record, standardizzarlo tramite Python o JavaScript può essere un'opzione migliore. Tuttavia, se il raggiungimento di un'unica fonte di verità per gli indirizzi utilizzando i dati diffusi in più fonti in modo tempestivo è un'esigenza urgente, un software di standardizzazione degli indirizzi certificato CASS può essere un'opzione migliore.