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Incontri: La morte della produttività americana

Le riunioni nelle aziende sono costose, interrompono la produttività e spesso sono un'assoluta perdita di tempo. Ecco tre tipi di riunioni che danneggiano la produttività di un'azienda e possono danneggiare irreparabilmente la cultura:

  • Riunioni per evitare responsabilità. È probabile che tu abbia assunto qualcuno responsabile per portare a termine il lavoro. Se organizzi una riunione per decidere per loro... o peggio... per togliere loro la decisione, stai commettendo un errore. Se non ti fidi della persona in grado di svolgere il lavoro, licenziala.
  • Incontri per diffondere il consenso. Questo è un po' diverso... tipicamente tenuto dal decisore. Lui o lei non è sicuro della propria decisione ed è spaventato dalle ripercussioni. Tenendo una riunione e ottenendo il consenso del team, desiderano diffondere la colpa e ridurre la propria responsabilità.
  • Incontri per fare incontri. Non c'è niente di peggio che interrompere la giornata di qualcuno per la riunione giornaliera, settimanale o mensile in cui non c'è un ordine del giorno e non succede nulla. Questi incontri sono incredibilmente costosi per un'azienda, spesso costano migliaia di dollari ciascuno.

Ogni riunione dovrebbe avere un obiettivo che non può essere raggiunto in modo indipendente... magari il brainstorming, la comunicazione di un messaggio importante o la scomposizione di un progetto e l'assegnazione di compiti. Ogni azienda dovrebbe stabilire una regola - una riunione senza un obiettivo e un ordine del giorno dovrebbe essere negata dall'invitato.

Perché le riunioni fanno schifo

Perché le riunioni fanno schifo? Quali passi puoi intraprendere per rendere produttive le riunioni? Ho cercato di rispondere a tutte queste domande in questa presentazione umoristica (ma onesta) sugli incontri che ho fatto circa un decennio fa.

Questa è una visione migliorata della presentazione che ho fatto di persona. Questa presentazione su Riunioni è in arrivo da un po', ho scritto di incontri e produttività in passato. Ho partecipato a un sacco di riunioni e la maggior parte di esse è stata una terribile perdita di tempo.

Quando ho iniziato la mia attività, ho scoperto che avevo molto tempo per essere risucchiato dal mio programma dalle riunioni. Ora sono molto più disciplinato. Se ho del lavoro o dei progetti da fare, inizio ad annullare e riprogrammare le riunioni. Se stai facendo consulenze per altre società, il tuo tempo è tutto ciò che hai. Le riunioni possono consumare quel tempo più velocemente di quasi qualsiasi altra attività.

In un'economia in cui la produttività deve aumentare e le risorse stanno diminuendo, potresti voler dare un'occhiata più da vicino alle riunioni per trovare opportunità per migliorare entrambi.

Alcune persone si grattano la testa quando sono in ritardo per una riunione o perché rifiuto le loro riunioni. Pensano che sia scortese che io possa arrivare tardi ... o non farmi vedere affatto. Quello che non riconoscono mai è che non sono mai in ritardo per un degno incontro. Penso che sia scortese che abbiano tenuto la riunione o che mi abbiano invitato in primo luogo.

10 Regole per le riunioni

  1. Gli incontri degni dovrebbero avere un ordine del giorno ciò include chi è presente, perché ognuno di loro è presente e qual è l'obiettivo dell'incontro.
  2. Vengono convocate riunioni degne quando ce n'è bisogno. Le riunioni che hanno una pianificazione ripetuta devono essere annullate se non ci sono obiettivi che verranno raggiunti nella riunione quel giorno.
  3. Le riunioni degne raccolgono le menti giuste per lavorare come a team per risolvere un problema, sviluppare un piano o implementare una soluzione. Più persone vengono invitate, più difficile è ottenere consensi.
  4. Gli incontri degni non sono il posto giusto attacco o provare a mettere in imbarazzo gli altri membri.
  5. Gli incontri degni sono un luogo di rispetto, inclusione, lavoro di squadra e supporto.
  6. Gli incontri degni iniziano con una serie di obiettivi completare e concludere con un piano d'azione su chi, cosa e quando farà il lavoro.
  7. Riunioni degne hanno membri che mantengono il argomento sulla buona strada in modo che il tempo collettivo di tutti i membri non venga sprecato.
  8. Le riunioni degne dovrebbero avere un designato location questo è noto in anticipo a tutti i membri.
  9. Le riunioni degne non sono il luogo in cui evitare la responsabilità personale per il proprio lavoro e tentare di farlo copriti il ​​sedere (questa è e-mail).
  10. Gli incontri degni non sono il posto per esibirsi e provarci ottenere un pubblico (questa è una conferenza).

Come avere una riunione produttiva

Molti anni fa, ho seguito un corso di leadership in cui ci hanno insegnato come tenere le riunioni. Può sembrare divertente, ma la spesa per le riunioni con le grandi organizzazioni è significativa. Ottimizzando ogni riunione, hai risparmiato denaro, recuperato il tempo delle persone e costruito i tuoi team invece di danneggiarli.

Gli incontri di squadra hanno avuto:

  • Capo – la persona che tiene la riunione con uno o più obiettivi specifici in mente.
  • Scriba – una persona che documenta gli appunti dell'incontro e il piano d'azione per la distribuzione.
  • Cronometrista – una persona la cui responsabilità è di mantenere in tempo la riunione ei singoli segmenti della riunione.
  • Gatekeeper – una persona la cui responsabilità è di mantenere l'incontro ei singoli segmenti dell'incontro sull'argomento.

Gli ultimi 10 minuti circa di ogni riunione sono stati utilizzati per sviluppare un Piano d'azione. Il piano d’azione aveva tre colonne: Chi, cosa e quando. In ogni azione veniva definito chi avrebbe svolto il lavoro, quali fossero i risultati misurabili e quando ce l'avrebbero fatta. Era compito dei leader ritenere le persone responsabili dei risultati concordati. Istituendo queste regole per le riunioni, abbiamo trasformato le riunioni da interruttive a iniziate a renderle produttive.

Ti sfido a pensare a ogni riunione che stai avendo, se genera entrate, se è produttiva e come le stai gestendo. io utilizzo pianificazione degli appuntamenti e spesso mi chiedo quanti incontri avrei effettivamente se le persone che mi hanno invitato dovessero pagare una quota con carta di credito per programmarli! Li avresti ancora se dovessi pagare il prossimo incontro con il tuo stipendio?

Douglas Karr

Douglas Karr è CMO di ApriINSIGHTS e il fondatore della Martech Zone. Douglas ha aiutato dozzine di startup MarTech di successo, ha assistito nella due diligence di oltre 5 miliardi di dollari in acquisizioni e investimenti Martech e continua ad assistere le aziende nell'implementazione e nell'automazione delle loro strategie di vendita e marketing. Douglas è un esperto e relatore di trasformazione digitale e MarTech riconosciuto a livello internazionale. Douglas è anche autore di una guida per manichini e di un libro sulla leadership aziendale.

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