Deduplicazione: best practice per evitare o correggere i dati duplicati dei clienti

Best practice per la deduplicazione dei dati per CRM

I dati duplicati non solo riducono l'accuratezza delle informazioni aziendali, ma compromettono anche la qualità della tua esperienza del cliente. Sebbene le conseguenze dei dati duplicati siano affrontate da tutti - responsabili IT, utenti aziendali, analisti di dati - ha il peggiore impatto sulle operazioni di marketing di un'azienda. Poiché i professionisti del marketing rappresentano l'offerta di prodotti e servizi dell'azienda nel settore, la scarsa disponibilità di dati può rapidamente deturpare la reputazione del marchio e portare a fornire esperienze negative ai clienti. I dati duplicati nel CRM dell'azienda si verificano a causa di una serie di motivi.

Da un errore umano ai clienti che forniscono informazioni leggermente diverse in momenti diversi nel database dell'organizzazione. Ad esempio, un consumatore elenca il suo nome come Jonathan Smith su un modulo e Jon Smith sull'altro. La sfida è aggravata da un database in crescita. Spesso è sempre più difficile per gli amministratori tenere traccia del database e tenere traccia dei dati rilevanti. Diventa sempre più difficile garantire che il DB dell'organizzazione rimanga accurato ”.

Natik Ameen, esperto di marketing presso Canz Marketing

In questo articolo, esamineremo i diversi tipi di dati duplicati e alcune strategie utili che i professionisti del marketing possono utilizzare per deduplicare i database aziendali.

Diversi tipi di dati duplicati

I dati duplicati vengono solitamente spiegati come una copia dell'originale. Ma esistono diversi tipi di dati duplicati che aggiungono complessità a questo problema.

  1. Duplicati esatti nella stessa fonte - Ciò accade quando i record da un'origine dati vengono trasferiti in un'altra origine dati senza considerare alcuna tecnica di corrispondenza o unione. Un esempio potrebbe essere la copia delle informazioni dal CRM a uno strumento di email marketing. Se il tuo cliente si è iscritto alla tua newsletter, il suo record è già presente nello strumento di email marketing e il trasferimento dei dati dal CRM allo strumento creerà copie duplicate della stessa entità. 
  2. Duplicati esatti in più fonti - I duplicati esatti in più origini di solito si verificano a causa di iniziative di backup dei dati presso un'azienda. Le organizzazioni tendono a resistere alle attività di eliminazione dei dati e sono inclini a memorizzare tutte le copie dei dati che hanno a disposizione. Ciò porta a fonti disparate contenenti informazioni duplicate.
  3. Variando i duplicati in più fonti - Possono esistere duplicati anche con informazioni diverse. Questo di solito si verifica quando i clienti cambiano cognome, qualifica lavorativa, azienda, indirizzo e-mail, ecc. E poiché ci sono notevoli differenze tra i record vecchi e nuovi, le informazioni in arrivo vengono trattate come una nuova entità.
  4. Duplicati non esatti nella stessa o più origini - Un duplicato non esatto è quando un valore di dati ha lo stesso significato, ma è rappresentato in modi diversi. Ad esempio, il nome Dona Jane Ruth potrebbe essere salvato come Dona J. Ruth o DJ Ruth. Tutti i valori dei dati rappresentano la stessa cosa ma, se confrontati tramite semplici tecniche di corrispondenza dei dati, sono considerati non corrispondenti.

La deduplicazione può essere un processo molto complesso poiché i consumatori e le aziende spesso modificano i propri dati di contatto nel tempo. C'è una variazione nel modo in cui inseriscono ogni campo di dati: dal loro nome, indirizzo e-mail, indirizzo di residenza, indirizzo aziendale, ecc.

Ecco un elenco di 5 best practice per la deduplicazione dei dati che i professionisti del marketing possono iniziare a utilizzare oggi.

Strategia 1: eseguire controlli di convalida sull'immissione dei dati

È necessario disporre di controlli di convalida rigorosi su tutti i siti di immissione dei dati. Ciò implica la garanzia che i dati di input siano conformi al tipo di dati richiesto, al formato e che si trovi tra intervalli accettabili. Questo può fare molto per rendere i tuoi dati completi, validi e accurati. Inoltre, è fondamentale che il flusso di lavoro di immissione dei dati non sia solo configurato per creare nuovi record, ma prima cerchi e trovi se il set di dati contiene un record esistente che corrisponde a quello in arrivo. E in questi casi, trova e aggiorna solo, invece di creare un nuovo record. Molte aziende hanno incorporato controlli affinché il cliente risolva anche i propri dati duplicati.

Strategia 2: eseguire la deduplicazione utilizzando strumenti automatizzati

Usa il self-service software di deduplicazione dei dati che può aiutarti a identificare e pulire i record duplicati. Questi strumenti possono standardizzare i dati, trovano accuratamente corrispondenze esatte e non esatte e riducono anche il lavoro manuale di guardare attraverso migliaia di righe di dati. Assicurati che lo strumento offra supporto per l'importazione di dati da un'ampia varietà di fonti come fogli Excel, database CRM, elenchi, ecc.

Strategia 3: utilizzare tecniche di deduplicazione specifiche dei dati

A seconda della natura dei dati, la deduplicazione dei dati viene eseguita in modo diverso. Gli esperti di marketing dovrebbero fare attenzione durante la deduplicazione dei dati perché la stessa cosa può significare qualcosa di diverso tra vari attributi dei dati. Ad esempio, se due record di dati corrispondono a un indirizzo e-mail, è molto probabile che siano duplicati. Ma se due record corrispondono all'indirizzo, non è necessariamente un duplicato, perché due persone appartenenti alla stessa famiglia potrebbero avere abbonamenti separati presso la tua azienda. Quindi assicurati di implementare attività di deduplicazione, unione ed eliminazione dei dati in base al tipo di dati contenuti nei tuoi set di dati.

Strategia 4: raggiungere il record principale d'oro attraverso l'arricchimento dei dati

Dopo aver determinato l'elenco delle corrispondenze presenti nel database, è fondamentale analizzare queste informazioni prima di poter prendere decisioni in merito all'unione dei dati o all'eliminazione. Se esistono più record per una singola entità e alcuni rappresentano informazioni imprecise, è meglio eliminare quei record. D'altra parte, se i duplicati sono incompleti, l'unione dei dati è una scelta migliore in quanto consentirà l'arricchimento dei dati e i record uniti potrebbero aggiungere più valore alla tua attività. 

In ogni caso, i professionisti del marketing dovrebbero lavorare per ottenere una visione unica delle loro informazioni di marketing, chiamata record master d'oro.

Strategia 5: monitorare gli indicatori di qualità dei dati

Uno sforzo continuo per mantenere i tuoi dati puliti e deduplicati è il modo migliore per eseguire la tua strategia di deduplicazione dei dati. Uno strumento che offre funzionalità di profilazione dei dati e gestione della qualità può essere di grande utilità qui. È fondamentale che i professionisti del marketing tengano d'occhio quanto accurati, validi, completi, unici e coerenti sono i dati utilizzati per le operazioni di marketing.

Poiché le organizzazioni continuano ad aggiungere applicazioni dati ai propri processi aziendali, è diventato necessario per ogni operatore di marketing disporre di strategie di deduplicazione dei dati. Iniziative come l'utilizzo di strumenti di deduplicazione dei dati e la progettazione di flussi di lavoro di convalida migliori per la creazione e l'aggiornamento dei record di dati sono alcune strategie cruciali che possono consentire una qualità dei dati affidabile nella tua organizzazione.

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