DAM: Cos'è il Digital Asset Management?

gestione patrimoniale digitale

Gestione patrimoniale digitale (DAM) consiste in attività di gestione e decisioni riguardanti l'acquisizione, l'annotazione, la catalogazione, l'archiviazione, il recupero e la distribuzione di risorse digitali. Fotografie digitali, animazioni, video e musica esemplificano le aree target di Media asset management (una sottocategoria di DAM).

È difficile sostenere il caso gestione patrimoniale digitale senza dare l'impressione di affermare inesorabilmente l'ovvio. Ad esempio: il marketing oggi dipende in larga misura dai media digitali. E il tempo è denaro. Pertanto, i professionisti del marketing dovrebbero dedicare la maggior parte del tempo possibile ai media digitali in attività più produttive e redditizie e meno in ridondanza e pulizie inutili.

Conosciamo queste cose in modo intuitivo. Quindi è sorprendente che, durante il breve periodo in cui sono stato coinvolto nel raccontare la storia di DAM, ho visto un aumento costante e accelerato della consapevolezza delle organizzazioni nei confronti del DAM. Vale a dire che, fino a poco tempo fa, queste organizzazioni non avevano idea di cosa si perdessero.

Dopo tutto, un'azienda di solito inizia a fare acquisti in giro per il software DAM quando si rende conto che, in primo luogo, ha un sacco di risorse digitali (leggi "un volume ingestibile") e che, in secondo luogo, occuparsi della sua enorme libreria di risorse digitali richiede troppo molto tempo senza fornire benefici sufficienti. Ciò è stato vero in una serie di settori, tra cui istruzione superiore, pubblicità, produzione, intrattenimento, non profit, assistenza sanitaria e tecnologia medica.

È qui che entra in gioco DAM. I sistemi DAM sono disponibili in molte forme e dimensioni, ma sono tutti progettati per fare almeno alcune cose: archiviare, organizzare e distribuire a livello centrale le risorse digitali. Quindi cosa devi sapere per guidare la ricerca del tuo fornitore?

Modelli di consegna DAM

Widen Enterprises di recente ha pubblicato un buon libro bianco che spiega le distinzioni (e si sovrappongono) tra le soluzioni SaaS (Software-as-a-Service), on-premise e open-source DAM. Questa è una buona risorsa da controllare se stai iniziando a esplorare le tue opzioni DAM.

La cosa più importante da sapere, tuttavia, è che ciascuno di questi tre termini è un modo per definire DAM (o qualsiasi software, se è per questo) secondo criteri diversi. Non si escludono a vicenda, anche se praticamente non c'è sovrapposizione tra SaaS e soluzioni installate.

SaaS DAM i sistemi offrono flessibilità in termini di flusso di lavoro e accessibilità con costi IT minimi. Il software e le tue risorse sono ospitati nel cloud (ovvero, server remoti). Sebbene un rispettabile fornitore di DAM utilizzerà un metodo di hosting estremamente sicuro, alcune organizzazioni hanno politiche che impediscono loro di lasciare determinate informazioni sensibili al di fuori delle loro strutture. Se sei un'agenzia di intelligence governativa, ad esempio, probabilmente non puoi fare SaaS DAM.

I programmi installati, d'altra parte, sono tutti "interni". Il lavoro della tua organizzazione potrebbe richiedere il tipo di controllo sui media che può derivare solo dalla conservazione dei dati e dei server su cui si trovano nel tuo edificio. Anche allora, dovresti essere consapevole del fatto che, a meno che tu non stia eseguendo il backup dei tuoi dati su server remoti, questa pratica ti lascia aperto al rischio che qualche evento lasci le tue risorse completamente irrecuperabili. Potrebbe trattarsi di corruzione dei dati, ma potrebbe anche trattarsi di furto, disastri naturali o incidenti.

Infine, c'è l'open source. Il termine si riferisce al codice o all'architettura del software stesso, ma non se si accede al software in remoto o sulle proprie macchine interne. Non dovresti cadere nella trappola di basare la tua decisione sul fatto che l'open source sia giusto per te se una soluzione è ospitata o installata. Inoltre, dovresti prendere nota del fatto che il software essendo open source aggiunge valore solo se tu o qualcun altro avete le risorse per capitalizzare la malleabilità del programma.

porta rossa
Le esigenze DAM di due organizzazioni non sono esattamente le stesse. Finché ti concentri sulla ricerca della soluzione migliore, l'erba sarà più verde dall'altra parte.

Caratteristiche DAM

Come se la varietà dei modelli di consegna non fosse sufficiente, c'è anche una vasta gamma di funzionalità. Alcuni fornitori di DAM sono migliori di altri nell'assicurarsi che siano la soluzione migliore per soddisfare le tue esigenze specifiche prima di provare a venderti sul loro sistema, quindi è importante che tu vada alla ricerca del DAM con un elenco di requisiti il ​​più dettagliato possibile.

Ancora meglio: suddividi le tue esigenze in categorie indispensabili e piacevoli. È inoltre necessario prendere nota di tutte le funzionalità necessarie a causa di regolamenti, leggi o altre regole che governano il proprio mercato o settore.

Ciò che fa tutto ciò è garantire che non ti ritroverai con così poche funzionalità da non essere in grado di migliorare l'efficienza dei tuoi flussi di lavoro il più possibile né così tante funzionalità che ti ritroverai a pagare per campane e fischietti che non sarai mai bisogno o vuoi usare.

Vantaggi di DAM

Pensando ai vantaggi dell'implementazione di un file sistema di gestione delle risorse digitali in termini di "taglio" dei costi o "risparmio" di tempo non è sufficiente. Non arriva al cuore del modo in cui DAM può influire sulla tua organizzazione e sulle tue risorse.

Invece, pensa al DAM in termini di "riproposizione". Tendiamo a usare la parola per riferirci al modo in cui il software DAM consente e semplifica il riutilizzo delle singole risorse digitali, ma (se usato correttamente) può avere lo stesso effetto su lavoro, denaro e talento.

Prendi un designer, esempio. Lui o lei potrebbe attualmente spendere 10 ore ogni 40 in ricerche di risorse ridondanti, attività di controllo della versione e manutenzione della libreria di immagini. Configurare DAM ed eliminare la necessità di tutto ciò non significherebbe che dovresti ridurre le ore del tuo designer. Ciò significa che ora è possibile utilizzare ore di lavoro inefficiente e non redditizio esercitando una forza presuntiva dei progettisti: il design. Lo stesso vale per i venditori, il team di marketing, ecc.

Il bello di DAM non è proprio il fatto che cambia la tua strategia o migliora il tuo lavoro. È che ti libera per perseguire la stessa strategia in modo più aggressivo e rende il tuo lavoro più concentrato per più tempo.

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