La tua lista di controllo per un Festival della tecnologia di successo!

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Lo scorso fine settimana abbiamo preso a calci il primo Musica, marketing e tecnologia del Midwest Evento (#MTMW) - un evento qui a Indianapolis per raccogliere fondi per la Leukemia and Lymphoma Society in memoria di mio padre che abbiamo perso l'anno scorso. Questo è il primo evento che io abbia mai organizzato, quindi è stato piuttosto terrificante. Tuttavia, è andato tutto bene e desidero fornire agli altri informazioni sul motivo per cui ha avuto così tanto successo.

Abbiamo deciso di fare un file festival della tecnologia piuttosto che la media, noiosa conferenza in modo che le persone possano rilassarsi e socializzare tra loro piuttosto che annoiarsi fino alle lacrime dal prossimo brutto Powerpoint. I partecipanti potrebbero ancora avere uno contro uno con gli sponsor per valutare le loro offerte ... ma senza i discorsi.

  • Beneficenza - indipendentemente dal tuo evento, puoi fare bene assicurandoti che parte dei proventi dell'evento vada a un ente di beneficenza specifico. Nel nostro caso, abbiamo donato il 100% del ricavato alla società Leukemia & Lymphoma. Abbiamo persino invitato i partecipanti ad avviare le proprie iniziative di raccolta fondi combinate con le nostre! Grazie # run4doug
  • sponsor - avere un ente di beneficenza ci ha permesso di uscire e trovare sponsor per segnaletica, carte regalo, personale, cibo e musica. Abbiamo lavorato con gli sponsor per vedere come potevamo mantenere i pacchetti a basso costo scambiando sforzi con loro - e ha funzionato!
  • LOCATION - il luogo giusto è fondamentale. Abbiamo selezionato il file Rathskeller a Indianapolis - un fantastico fulcro di una zona alla moda della città con accesso da ogni parte - aveva una birreria all'aperto, un bar e una sala da ballo - tutti con palchi e suoni per eseguire musica. Il personale era lì per renderlo un successo e ha superato tutte le aspettative.
  • Relazioni con il Pubblico - Idem PRha lavorato instancabilmente per mesi per connettersi con la televisione locale, la radio, i giornali e i media online per promuovere l'evento. L'evento è stato un enorme successo grazie ai loro sforzi!
  • Social Media - abbiamo pubblicato quasi ogni giorno sul nostro sito e sui canali dei social media per continuare ad invogliare le persone a venire. Abbiamo anche fatto pubblicità su Facebook e Twitter per aumentare la consapevolezza. Abbiamo lavorato con Strategie del sito, esperti di ricerca locale che hanno promosso l'evento socialmente e sul nostro programma radiofonico di marketing.
  • Musica - Era presente una vasta gamma di musica… dal Blues al Bluegrass e dal Folk al Jazz. Abbiamo persino organizzato un concerto virtuale ad alta definizione nella nostra sala tecnologica da Atmosfera.
  • Organizzazione eventi - Steve Gerardi è un promotore di eventi locali e sapeva tutto ciò che doveva essere pianificato ed eseguito in ogni dettaglio. È stato a dir poco sorprendente durante tutta la pianificazione e l'esecuzione dell'evento.
  • Registrazione online - I partecipanti potevano pagare online e avevamo un elenco dei visitatori al gate, insieme a un iPad dove potevano pagare con carta di credito. Invece dei biglietti, li abbiamo distribuiti cinturini da polso con codice colore dove gli sponsor, gli adulti, i bambini e le band avevano tutti il ​​proprio colore per una facile identificazione.
  • Segnaletica - Avevamo bisogno di articoli promozionali, mappe, uno sfondo da tappeto rosso per foto, striscioni e volantini ... e abbiamo collaborato con una compagnia incredibile PERQ per fare quelli.
  • I premi - PERQ programmato il loro Chioschi FATWIN all'evento in cui ogni partecipante poteva registrarsi e vincere premi. Questo aumento del traffico pedonale verso la nostra sala tecnologica ei nostri partecipanti sono andati tutti a casa con un premio!
  • Suono - Non posso sottolineare quanto fosse importante il suono. Con il giusto equilibrio tra musica e persone, tutti si sono divertiti molto all'evento senza che fosse troppo rumoroso. Le persone sono state in grado di conversare e di sentire ancora l'incredibile talento in sottofondo. La sala della tecnologia è stata abbassata di un livello in modo che gli sponsor avrebbero ottenuto maggiore attenzione. Pyramid Sound Works guidato da Mike Ottinger ha guidato il suono ed è stato fantastico!
  • T-shirt - L'Art Press ha disegnato una maglietta commemorativa per il festival che è andato esaurito (ma puoi ancora ordinarle online qui fino al 10 maggio). Il personale aveva magliette con STAFF stampate sul retro. L'Art Press ha anche allestito un tavolo di merchandising che accettava carte di credito e ha persino costruito il sito per gli ordini online in modo che la gente potesse comprare una maglietta in seguito!
  • Cibo e Bevande - per contrastare il fantastico menu tedesco, abbiamo anche arruolato un fantastico pizzeria locale di New York parcheggiare il furgone alimentare all'ingresso dell'evento. Entrambe le sedi hanno dichiarato di aver fatto vendite fantastiche in tutto ... e la folla era affamata! Mentre parte del locale era un bar, avevamo anche la sala da ballo disponibile se le persone non si sentivano a proprio agio intorno al bere.
  • Stazioni di ricarica - Tutti hanno un telefono e devono essere tutti caricati. Per fortuna per noi, Powerqube ha consegnato un pallet dei loro fantastici caricatori intelligenti e tutti sono stati in grado di scattare foto e condividerle durante il giorno! Le batterie scariche significano che non c'è condivisione !!!
  • Video e foto - abbiamo portato il file miglior fotografo di eventi nello stato, Paul D'Andrea. E abbiamo avuto Isaac Daniel, an abile videografo chi è specializzato nella narrazione viene con una squadra, una collezione di telecamere e GoPro e un'energia continua. (I video vengono scaricati e mixati mentre scrivo questo).

t-shirt stampa artistica

Cosa abbiamo perso?

Sebbene sia stato un grande evento, credo che ci siamo persi un paio di elementi:

  1. Programmi - Un mini-programma sarebbe stato un'ottima accoglienza per le persone, fornendo collegamenti importanti, descrizioni di sponsor e un programma per loro!
  2. Visite agli sponsor - Penso che una scheda in stile Bingo in cui la gente doveva ottenere un timbro da ogni sponsor per poter giocare a FATWIN avrebbe portato più traffico a ogni stand tecnologico.

Solo una nota: sono stato nominato per il Uomo e donna dell'anno campagna e puoi ancora donare fino al 10 maggio!

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