Trova il centro di gravità per un ottimo design di presentazione

Presentazione

Tutti sanno che PowerPoint è la lingua degli affari. Il problema è che la maggior parte dei mazzi di PowerPoint non sono altro che una serie di diapositive imbottite e spesso confuse che accompagnano i soliloqui che inducono il pisolino dei presentatori.

Avendo sviluppato migliaia di presentazioni, abbiamo identificato best practice semplici, ma utilizzate raramente. A tal fine, abbiamo creato Centro di gravità, un nuovo framework per la creazione di presentazioni. L'idea è che ogni mazzo, ogni diapositiva e ogni parte di contenuto all'interno di un mazzo necessiti di un punto focale. Per fare ciò, è necessario pensare alle presentazioni da tre punti di vista: (1) macro, presentazione a livello di presentazione, (2) diapositiva per diapositiva e (3) a livello granulare, in cui ogni dato o contenuto all'interno di ciascuna la diapositiva è attentamente considerata.

Design della presentazione del centro di gravità

Prendi una prospettiva macro

Per iniziare, pensa alle presentazioni da una prospettiva macro, osservando la tua presentazione nel suo insieme. Qual è il punto focale della tua presentazione, che rende il mazzo coeso e cristallizza lo scopo della tua presentazione? Quindi vai a un livello più profondo. Ogni diapositiva deve intenzionalmente promuovere lo scopo del mazzo. Se non lo fa, allora dovresti chiedere, qual è lo scopo di quella diapositiva? Come si inserisce nel quadro generale della presentazione?

Inoltre, ogni diapositiva deve avere anche il proprio centro di gravità, un punto focale che lo tiene insieme, gli conferisce equilibrio e coesione. Infine, ingrandisci il contenuto di ciascuna diapositiva. Esamina ogni paragrafo, ogni grafico, ogni titolo. Ogni elemento, tabella o grafico dovrebbe parlare al centro della presentazione, ma necessita anche del proprio punto focale. 

Lasciatemi illustrare con una metafora. Prendi il nostro sistema solare. Il sole è l'elemento centrale del sistema solare ed esercita un'attrazione gravitazionale su ogni pianeta. Tuttavia, ogni pianeta ha la sua attrazione gravitazionale. In modo simile, ogni diapositiva e ogni oggetto all'interno di ciascuna diapositiva devono parlare al centro di gravità complessivo (cioè il sole). Tuttavia, come i pianeti nel nostro sistema solare, ogni diapositiva e ogni oggetto in ogni diapositiva deve anche avere il proprio fuoco, che lo mantiene radicato e coeso. 

Rivediamo alcune strategie e tattiche per assicurarci che venga mantenuto un focus a ogni livello. 

Considera il tuo mazzo come un tutto

La tua presentazione nel suo insieme dovrebbe avere una grande idea, tema o obiettivo. Ci deve essere uno scopo comune. Questo mazzo vende il tuo lavoro, le tue idee, la tua ricerca? In tal caso, determina le cose che stai vendendo. In alternativa, il tuo mazzo condivide semplicemente il tuo lavoro, informando senza la necessità di far agire il pubblico. Se condividi, quali cose vuoi che il pubblico tolga dalla presentazione? 

Visualizzazione presentazione globale

Considera il pubblico

Quindi, considera il pubblico. A livello macro, pensa alla composizione del tuo pubblico, che si tratti di clienti, management o organizzazione più ampia. La maggior parte delle presentazioni non è ben calibrata per le esigenze del pubblico. Invece, sono costruiti dalla prospettiva dei relatori, ma è importante segmentare il tuo pubblico e costruire la tua storia attorno a loro. Perché sono qui? Qual è il loro livello di esperienza e ruoli? Quanto appetito hanno per dettagli granulari, acronimi e così via? Quali sono le loro ansie professionali, i loro inviti all'azione? Sono scettici o credenti? Che tipo di resistenza affronterai? Le risposte aiuteranno a inquadrare il modo in cui costruisci il tuo mazzo. Pensare profondamente al tuo pubblico prima di costruire la tua presentazioneaiuterà a ottimizzare il suo impatto.

Infine, considera la coesione. Fai un passo indietro e guarda il tutto da una prospettiva di design e narrazione. Innanzitutto, costruisci una struttura narrativa. Una presentazione non è una serie di idee disconnesse, punti dati o osservazioni, ma l'ultima forma di narrazione multimediale. Il design della presentazione è una disciplina emergente che combina parole, video, animazioni, dati e qualsiasi mezzo immaginabile. 

Ogni mazzo necessita di una struttura narrativa; inizio, metà e fine, scomponendo i concetti chiave in sezioni e sottosezioni. Più l'argomento è complesso, più è necessaria l'organizzazione. Uno ha bisogno di una maniglia per raggruppare concetti, creare gerarchia e sequenza. Comincio con la delineazione, che costruisce la gerarchia per definizione, quindi passo allo storyboard (cioè circa nove o 12 quadrati su un foglio) e faccio schizzi approssimativi, senza dettagli. Questo processo è un modo per prendere informazioni complesse e costruire una narrazione visiva. Usando una combinazione di struttura e storyboard, il risultato sarà una struttura narrativa organizzata con una gerarchia intenzionale. 

Tattiche di progettazione

Quando si tratta di tattiche di progettazione semplici, la regola fondamentale da seguire per creare coesione nel tuo mazzo è limitare le animazioni e le transizioni. In effetti, limitare tutto il movimento alle transizioni di dissolvenza di base è una buona regola pratica. A meno che tu non sia un abile designer o animatore, dovresti stare lontano da animazioni e transizioni PPT. Detto questo, le transizioni in dissolvenza sono un'ottima base per le presentazioni perché sono facili, comunemente usate nei film, ma non scadenti 

Le prossime due tattiche riguardano i caratteri. Cerca di rimanere con due famiglie di caratteri in una presentazione: una per i titoli e i titoli, un'altra per tutto il resto (inclusi i sottotitoli e il body copy). Meglio ancora, usa una famiglia di caratteri ma varia i pesi (ad esempio, grassetto per titoli e titoli, normale o leggero per corpo e sottotitoli). Uso spesso Franklin Gothic, che è un font elegante ed equilibrato. Calibri è un'ottima opzione per la copia del corpo e il testo più lungo, poiché una dimensione del carattere più piccola consente di risparmiare spazio, pur essendo facile da lavorare. 

La prossima tattica è il colore. Quando si tratta di colori dei caratteri, si tende a utilizzare un colore in tutto o sfumature dello stesso colore, idealmente nero / grigio. Potresti dire che è noioso, ma la verità è che l'interesse visivo viene creato dalle sfumature nell'uso dei caratteri, non in un arcobaleno di caratteri dai colori vivaci. L'interesse visivo deriva dalla gerarchia, dalle foto o dai dati. Quindi attenersi a uno o due caratteri e limitare l'uso del colore. Idealmente, usa un colore per tutto il corpo e diverse sfumature dello stesso colore per creare una gerarchia. 

Ogni diapositiva, un punto focale

diapositiva di gravità della presentazione

Abbiamo esaminato il mazzo a livello globale; ora tratteremo le singole diapositive. Come valuti una diapositiva? Come ti assicuri che ognuno abbia un centro di gravità per ciascuno? Ancora una volta, ogni diapositiva deve favorire lo scopo generale del mazzo. In caso contrario, perché è lì? Tuttavia, ogni diapositiva necessita anche del proprio punto focale. Dovrebbero esserci gerarchia, equilibrio e segnali visivi per rendere chiaro il significato della singola diapositiva, distinguendo le informazioni più importanti da quelle meno importanti. 

Come gli altri livelli, ci sono tattiche da utilizzare a livello di diapositiva. La saggezza convenzionale per la progettazione di diapositive è presentare un'idea per diapositiva. Il problema è che non è sempre pragmatico. Un'idea per diapositiva è un'ottima tattica per i colloqui TED, ma non sempre funziona per le presentazioni aziendali quotidiane, certamente non per ricerche o presentazioni complesse con molti dati. 

Nella maggior parte delle presentazioni aziendali, il "riempimento delle diapositive" è inevitabile. La soluzione è l'equilibrio visivo e la gerarchia, quindi invece di concentrarsi su un'idea per diapositiva, dovrebbe essere il paradigma più appropriato un'idea in ogni momento. Puoi avere tutte le idee necessarie in una data diapositiva e quante più informazioni, ma la chiave è controllare l'attenzione del pubblico in ogni momento. Si tratta di snellire le connessioni in tempo reale tra immagini e parole pronunciate, per assicurarsi che il pubblico non sia confuso. Le immagini e le parole dovrebbero essere sempre collegate chiaramente.

Un'altra tattica - semplificare. Forse è un po 'ambizioso, ma il design pulito è bello. La cura e la modifica creano semplicità. In caso di dubbio, la preferenza dovrebbe essere quella di tagliare e mettere meno piuttosto che di più su ogni diapositiva. 

Quindi, considera lo spazio negativo che circonda un passaggio di testo, grafico o immagine. Lo spazio negativo aiuta a definire i confini su una diapositiva e un'immagine e crea equilibrio. Questo è un concetto sottile, ma aggiunge raffinatezza al design delle diapositive. Vuoi un po 'di spazio negativo ma non troppo; è un equilibrio che richiede pensiero e pratica. Sforzati di raggiungere l'equilibrio e le diapositive avranno ordine e chiarezza visiva. 

I margini sono un'altra considerazione tattica. Poche persone che non progettano presentazioni per vivere si concentrano sul mantenimento di margini uguali in basso, in alto, a sinistra ea destra. Dal mio punto di vista, i margini sono tra i più importanti strumenti di progettazione disponibili. Sforzati sempre di preservare i margini, anche se ciò significa restringere grafici, testo, foto e oggetti per adattarli mantenendo i margini coerenti tra le diapositive. 

Infine, considera il testo: abbiamo discusso delle diapositive decluttering e della semplicità, ma il fatto è che dovrai affrontare muri di parole di testo troppo pieno. Come crei la gerarchia con i muri di parole? Usa il testo in modo opportunistico. Ogni volta che hai un passaggio di testo di grandi dimensioni, considera di condurre con un titolo di frase breve che riassume i punti chiave del passaggio. E distanzia il titolo mettendo in grassetto il testo del titolo, rendendolo leggermente più grande e / o rendi il colore del carattere più scuro del passaggio.  

Ultimo ma non meno importante, guarda all'interno di ogni diapositiva

L'ultimo livello di zoom è guardare ogni oggetto (cioè ogni grafico, paragrafo di testo, immagine, ecc.) All'interno di ogni diapositiva. Quando si tratta di dati, ogni grafico, tabella e grafico dovrebbe riferirsi direttamente al centro di gravità complessivo. Considera fortemente la rimozione di qualsiasi set di dati se non favorisce lo scopo generale della presentazione. Detto questo, ogni grafico, tabella e grafico ha bisogno del proprio focus, equilibrio e gerarchia che lo tenga insieme. 

Dati di presentazione

Innanzitutto, riconosci che i dati sono tuo figlio. Spendi innumerevoli ore e denaro per sviluppare dati e analisi e desideri condividerli. Il problema è che a nessuno importa più di tanto del tuo bambino (indipendentemente dal numero di foto del bambino che condividi) e nessuno si preoccupa più dei tuoi dati. Quando presenta il proprio lavoro, la maggior parte delle persone condivide i dati in modo eccessivo perché non vuole trarre in inganno o confondere e, soprattutto, non vuole tralasciare nulla di importante. Detto questo, considera che la chiave del tuo ruolo di presentatore è la cura, fornire informazioni approfondite piuttosto che seppellire il pubblico al suo interno. 

Separatamente, la progettazione dei dati utilizza gli stessi strumenti della progettazione delle diapositive. Usa il colore in modo appropriato e giudizioso. L'uso efficiente dello spazio negativo crea gerarchia. Alla fine della giornata, i dati dovrebbero essere l'eroe, i punti dati più importanti dovrebbero risaltare. Sbarazzati di etichette e contenitori non necessari, segni di cancelletto, linee e legende. Sbarazzati di campane e fischietti che creano disordine e confusione visiva. Trova la storia nei dati e non condividere eccessivamente.

Per riassumere un ottimo design dei dati in un elenco di punch, ci sono tre imperativi. I dati devono essere:

  • Cancellare
  • Ipocrisia
  • Bello

Innanzitutto, i dati devono essere facilmente accessibile preciso. Gli assi e la scala delle immagini, delle barre e delle linee devono essere precisi. L'enfasi visiva dovrebbe rappresentare correttamente i dati. Un'appropriata gerarchia visiva dovrebbe rendere i dati l'eroe, senza campanelli e fischietti superflui.

Secondo, sono i tuoi dati perspicace? I dati dovrebbero raccontare una storia e collegarsi direttamente al tema della presentazione generale. Se non c'è niente di interessante nei dati, considera la possibilità di rimuoverli. Valuta attentamente la calibrazione della granularità dei dati, perché più è granulare, più è difficile enfatizzare le informazioni. 

Terzo, sono i dati bellissimo, esteticamente? Stai usando il colore come strumento in modo mirato? La visualizzazione dei dati è il più semplice possibile? Ci sono linee, testo e forme in grassetto dove necessario? C'è ampio spazio negativo?

Quando si progetta una presentazione, considerare come si comporta a tre livelli di zoom. Ad ogni livello, considera come si collega al centro di gravità generale. E allo stesso tempo, deve anche avere un proprio punto focale che si mantenga coeso. Concentrati su questi tre livelli e la tua presentazione porterà avanti la giornata.

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