Flussi di lavoro: best practice per automatizzare il reparto marketing di oggi

Workflow

Nell'era del content marketing, delle campagne PPC e delle app mobili, strumenti antiquati come carta e penna non hanno posto nel panorama del marketing dinamico odierno. Tuttavia, di volta in volta, i professionisti del marketing tornano a strumenti obsoleti per i loro processi vitali, lasciando le campagne vulnerabili a errori e problemi di comunicazione.

Implementazione flussi di lavoro automatizzati è uno dei modi più intelligenti per eliminare queste inefficienze. Con strumenti migliori, i professionisti del marketing possono individuare e automatizzare le loro attività più ripetitive e complicate, riducendo al minimo il rischio di errori e creando una rete di sicurezza per evitare che i documenti vengano persi in una casella di posta. Razionalizzando i flussi di lavoro, i professionisti del marketing ottengono ore indietro nella loro settimana per pianificare ed eseguire campagne dettagliate in modo più rapido ed efficiente.

L'automazione è un semplice punto di partenza per spingere le attività comuni, dalle revisioni dei concetti creativi all'approvazione del budget, nel futuro. Tuttavia, nessuna trasformazione è priva di sfide. Questi sono due dei principali punti deboli che le organizzazioni incontrano quando procedono con l'automazione del flusso di lavoro e il modo in cui i professionisti del marketing possono aggirarli:

  • Educazione: Adottare con successo tecnologia di automazione del flusso di lavoro dipende dall'avere il supporto dell'intero dipartimento (o organizzazione). La tecnologia innovativa, e in particolare l'automazione, ha suscitato preoccupazioni sulla sicurezza del lavoro sin dalla rivoluzione industriale. Questa ansia, che spesso deriva non dalla tecnologia ma dalla semplice paura dell'ignoto, può far deragliare l'adozione prima ancora che inizi. Più i leader del marketing istruiscono i loro team sul valore dell'automazione, più facile sarà alleviare lo stress del cambiamento.All'inizio del processo di formazione, l'automazione deve essere posizionata come uno strumento che elimina gli elementi indesiderabili del lavoro dei professionisti del marketing , non come una macchina che sostituirà l'individuo. Il ruolo dell'automazione è rimuovere le attività umili come lunghe catene di posta elettronica durante un processo di approvazione. Dimostrazioni specifiche per ruolo o sessioni di coaching sono un modo per consentire ai dipendenti di vedere in prima persona i modi in cui migliorerà la loro giornata lavorativa. Quantificare il tempo e lo sforzo che il personale farà risparmiare su compiti comuni come la revisione delle modifiche creative o l'approvazione dei contratti offre agli operatori di marketing una comprensione molto più tangibile di come la tecnologia avrà un impatto sulla loro quotidianità.

    Ma l'istruzione non può terminare con una riunione o una formazione di mezza giornata. Consentire agli utenti di apprendere al proprio ritmo attraverso sessioni di coaching individuali e risorse online consente ai professionisti del marketing di assumersi la responsabilità del processo di adozione. In questa nota, i professionisti del marketing dovrebbero essere strettamente coinvolti nello sviluppo di queste risorse. Mentre la decisione di passare al digitale può venire dall'alto verso il basso e il reparto IT sarà probabilmente quello che svilupperà i flussi di lavoro, i professionisti del marketing alla fine conosceranno meglio i loro casi d'uso e le esigenze del progetto. La creazione di materiali didattici su misura per le attività specifiche del reparto marketing invece del gergo IT offre agli utenti finali un motivo per essere maggiormente investiti nello sforzo di adozione.

  • Processi definiti: La regola "garbage in, garbage out" si applica interamente all'automazione del flusso di lavoro. L'automazione di un processo manuale rotto o mal definito non risolverà il problema sottostante. Prima che i flussi di lavoro possano essere digitalizzati, i reparti marketing devono essere in grado di codificare i propri processi per garantire che le attività iniziali attivino le azioni sequenziali appropriate. Sebbene la maggior parte delle aziende comprenda i propri flussi di lavoro in termini generali, questi processi in genere includono una serie di passaggi apparentemente piccoli che vengono dati per scontati e spesso dimenticati durante la transizione digitale.Ad esempio, i reparti di marketing in genere cercano prima più copie di modifiche su un singolo pezzo di materiale passando alla fase di stampa. Tuttavia, i passaggi per la firma e le parti coinvolte nel processo di modifica possono differire notevolmente tra più reparti. Se i professionisti del marketing sono in grado di codificare il processo univoco per ciascuna attività, stabilire un flusso di lavoro è un processo semplice.

    L'automazione di qualsiasi processo aziendale richiede una profonda comprensione dei passaggi, delle persone e della governance coinvolti per evitare ambiguità che possono influenzare negativamente il risultato finale. Quando la tecnologia del flusso di lavoro viene messa in azione, i professionisti del marketing dovrebbero essere fondamentali nell'esaminare l'efficacia dei processi automatizzati rispetto alle loro controparti manuali. Negli scenari migliori, l'automazione del flusso di lavoro è uno sforzo iterativo che aiuta i dipartimenti di marketing a migliorare costantemente.

Opportunità infinite

Stabilire flussi di lavoro automatizzati potrebbe essere il punto di partenza di una transizione digitale più ampia all'interno del luogo di lavoro. I reparti di marketing sono spesso tenuti in ostaggio da flussi di lavoro lenti e inefficienti che lasciano meno tempo per la pianificazione e l'implementazione della campagna. L'automazione, se accuratamente pianificata e implementata con la piena consapevolezza delle sfide che possono sorgere, è un passo nella giusta direzione. Una volta che i flussi di lavoro sono in atto e funzionano senza intoppi, i professionisti del marketing possono iniziare a godere della maggiore produttività e collaborazione offerte dai flussi di lavoro automatizzati definiti.

Designer del flusso di lavoro SpringCM

Designer del flusso di lavoro SpringCM fornisce un'esperienza utente moderna per impostare flussi di lavoro per le azioni eseguite su un file, una cartella o anche da sistemi esterni come Salesforce. Automatizza le attività amministrative, avvia flussi di lavoro avanzati o contrassegna documenti e rapporti. Ad esempio, è possibile creare regole per instradare automaticamente un singolo documento o un gruppo di documenti correlati a una cartella specifica. Oppure definisci tag personalizzati ricercabili che si sincronizzano con i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e si collegano automaticamente a determinati documenti per facilitare il monitoraggio e il reporting.

Modello di flusso di lavoro SpringCM

Regole intelligenti consentono di eseguire una significativa automazione dei processi con poca o nessuna codifica. Instrada automaticamente contratti o documenti a persone all'interno o all'esterno del tuo team. I flussi di lavoro avanzati sono particolarmente utili durante la generazione di contratti o documenti quando è possibile utilizzare dati predefiniti per ridurre l'errore umano, automatizzare la distribuzione per l'approvazione e archiviare le versioni approvate con un'interazione minima da parte dell'utente.

La ricerca accurata consente agli utenti di rintracciare rapidamente un documento cercando metadati come la data di inizio del contratto o il nome del cliente. È possibile definire come etichettare i documenti in base alle loro specifiche esigenze aziendali. Questi tag possono essere sincronizzati con i CRM per mantenere i team di vendita a lavorare con gli stessi dati dei clienti e possono essere utilizzati per tenere traccia dei contratti contenenti clausole non standard o negoziate.

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