RFP360: tecnologia emergente per eliminare il problema dalle RFP

RFP360

Ho trascorso tutta la mia carriera nelle vendite e nel marketing di software. Mi sono impegnato per ottenere lead interessanti, accelerare il ciclo di vendita e concludere affari, il che significa che ho investito centinaia di ore della mia vita pensando, lavorando e rispondendo alle RFP, un male necessario quando si tratta di conquistare nuovi affari .

Le RFP si sono sempre sentite come un inseguimento cartaceo senza fine: un processo miseramente lento che inevitabilmente richiedeva la ricerca di risposte dalla gestione del prodotto, l'esecuzione di conflitti legali, la risoluzione di problemi con l'IT e la conferma dei numeri con la finanza. Coloro che hanno familiarità lo sanno: l'elenco potrebbe continuare. I professionisti del marketing, delle vendite e dello sviluppo aziendale passano innumerevoli ore a vagliare in modo inefficiente le risposte precedenti a domande ripetitive, inseguendo risposte a nuove domande, verificando le informazioni e cercando approvazioni più e più volte. Il processo è complesso, richiede tempo e grava sulle risorse di qualsiasi organizzazione. 

Nonostante la rapida evoluzione della tecnologia, per molte aziende, il processo RFP è cambiato molto poco rispetto alle mie esperienze all'inizio della mia carriera più di un decennio fa. I team di marketing stanno ancora utilizzando processi manuali per mettere insieme proposte, utilizzando risposte estratte da un numero qualsiasi di fonti che possono risiedere in fogli di calcolo Excel, documenti Google condivisi e persino archivi di posta elettronica.

Detto questo, non solo desideriamo disperatamente che il processo RFP sia più efficiente, ma l'industria sta cominciando a richiederlo, ed è qui che il software emergente può avere un impatto enorme sul panorama RFP.

Vantaggi del software RFP

Oltre a rendere meno dolorosa la costruzione di una RFP; stabilire un processo rapido e ripetibile per le RFP può avere un impatto diretto sui ricavi. È qui che entra in gioco la tecnologia RFP emergente.

Il software RFP centralizza e cataloga le domande e le risposte comuni in una libreria di contenuti. La maggior parte di queste soluzioni è basata su cloud e supporta la collaborazione in tempo reale tra i responsabili delle proposte, gli esperti in materia e gli approvatori a livello esecutivo.

In particolare, RFP360 consente agli utenti di: 

  • Salva, trova e riutilizza i contenuti con una Knowledge Base personalizzata
  • Lavora con i colleghi sulla stessa versione di un singolo documento
  • Assegna domande, monitora i progressi e automatizza i promemoria
  • Automatizza le risposte con l'intelligenza artificiale che identifica le domande e seleziona la risposta corretta
  • Accedi alla Knowledge Base e lavora sulle proposte in Word, Excel e Chrome con i plug-in.

Risponditore desktop

Di conseguenza, gli utenti di un file RFP360La soluzione di gestione delle proposte di ha riferito di essere stata in grado di ridurre drasticamente i tempi di risposta totali, aumentare il numero di RFP che sono in grado di completare e, allo stesso tempo, migliorare la percentuale di vittorie complessive.

Abbiamo risposto all'85% in più di RFP quest'anno rispetto allo scorso anno e abbiamo aumentato il nostro tasso di avanzamento del 9%.

Erica Clausen-Lee, chief strategy officer di InfoMart

Con risposte più rapide, avrai più opportunità complessive per fornire risposte coerenti, accurate ed efficienti che hanno maggiori probabilità di vincere il business.

Aumenta la coerenza della RFP

Utilizzando la Knowledge Base della piattaforma, gli utenti possono facilmente archiviare, organizzare, cercare e riutilizzare i contenuti delle proposte precedenti, dando loro un vantaggio sulle risposte RFP. Un hub centralizzato per il contenuto della proposta impedisce al tuo team di riscrivere le risposte esistenti, consentendoti di raccogliere dati e conservare le risposte migliori per un utilizzo futuro.

Abbiamo la sicurezza di sapere che la nostra conoscenza è sicura e coerente. Non dobbiamo preoccuparci di perdere le competenze delle PMI se qualcuno lascia o si prende una vacanza. Non passiamo ore a cercare risposte precedenti e cercare di capire chi sta facendo cosa perché tutte le domande e le risposte sono proprio lì in RFP360.

Beverly Blakely Jones di National Geographic Learning | Caso di studio Cengage

Migliora l'accuratezza della RFP 

Risposte errate o obsolete possono essere difficili da individuare, anche per il membro del team più esperto. Se abbinato alla scadenza rapida che si verifica comunemente in una RFP, il rischio di fornire informazioni errate si combina. Sfortunatamente, informazioni imprecise possono anche essere estremamente costose in quanto possono costarti proprio l'attività che intendi perseguire. Una risposta RFP errata può portare all'esclusione dal corrispettivo, trattative prolungate, ritardi nella contrattazione o peggio.

Il software RFP basato su cloud risolve questo problema consentendo ai team di aggiornare le proprie risposte da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento con la certezza di sapere che il cambiamento si riflette a livello di sistema.

Ad esempio, questo tipo di funzionalità è un ottimo strumento da avere quando un prodotto o un servizio viene sottoposto a frequenti aggiornamenti che devono essere inclusi in una risposta standard. In molti casi, di fronte a questo tipo di cambiamento, i team devono eseguire un intero organigramma per garantire che gli aggiornamenti siano adottati istituzionalmente e quindi seguire ogni membro per assicurarsi che sia stato fatto a livello individuale, ricontrollando anche ogni proposta prima di esci. È estenuante.

Il software RFP basato su cloud gestisce questi cambiamenti per l'intera azienda e funge da unico punto di smistamento per i contenuti in evoluzione.

Migliora l'efficienza della RFP

Il più grande vantaggio del software RFP è la rapidità con cui viene migliorata l'efficienza: a suo modo, il tempo necessario per costruire una RFP utilizzando questo tipo di tecnologia è paragonabile alla differenza tra la guida da costa a costa e il volo. Molte soluzioni software RFP, incluso RFP360, sono anche basate su cloud, il che consente una rapida implementazione, il che significa che i risultati sono quasi istantanei.

Time to value (TtV) è l'idea che ci sia un orologio che tiene traccia di quanto tempo impiega un cliente dal contratto firmato al "momento ah-ah" quando comprende appieno il valore e sblocca il potenziale del software. Per il software RFP, questo momento si verifica in genere poche settimane dopo la firma del contratto, quando l'utente sta lavorando con il team dell'esperienza del cliente alla sua prima RFP. Le risposte standard e la prima proposta vengono caricate nel sistema, quindi il momento ah-ha - il software riconosce le domande e inserisce le risposte corrette, completando in media circa il 60-70 percento della RFP - in un attimo. 

Abbiamo scoperto che l'interfaccia di RFP360 era la più intuitiva e facile da installare e utilizzare. C'è stata una curva di apprendimento molto minima per noi e ha permesso alle nostre prestazioni di aumentare quasi subito.

Emily Tippins, Sales Administrator per Swish Maintenance | Argomento di studio

L'evoluzione del processo RFP offre agli utenti il ​​tempo di tornare a concentrarsi su iniziative strategiche di livello superiore. 

Ci ha sicuramente resi più efficienti. RFP360 ci ha restituito il nostro tempo e ci ha permesso di scegliere davvero i nostri progetti. Non siamo più frenetici. Possiamo fare un respiro profondo, concentrarci sull'essere strategici e assicurarci di scegliere i progetti giusti e fornire risposte di qualità.

Brandon Fyffe, socio dello sviluppo aziendale presso CareHere

Tecnologia RFP Must-Haves

  • Affari oltre le RFP - Il software di risposta non è solo per RFP, puoi anche gestire richieste di informazioni (RFI), questionari di sicurezza e due diligence (DDQ), richieste di qualifiche (RFQ) e altro ancora. La tecnologia può essere utilizzata per qualsiasi tipo di modulo di domanda e risposta standardizzato con risposte ripetibili.
  • Usabilità e supporto migliori della categoria - Non tutti coloro che lavorano su RFP sono un super utente. Le RFP richiedono input da molti dipartimenti ed esperti in materia con diversi livelli di competenza tecnica. Scegli una soluzione facile da usare e intuitiva con un'eccellente assistenza clienti.
  • Esperienza e stabilità - Come con qualsiasi fornitore di tecnologia SaaS, puoi aspettarti aggiornamenti e miglioramenti regolari dalla tua tecnologia RFP, ma assicurati che l'azienda abbia l'esperienza per fornire funzionalità veramente utili su cui puoi contare.
  • base di conoscenza  - Ogni soluzione RFP dovrebbe includere un hub di contenuti ricercabile che consenta ai tuoi utenti di collaborare facilmente e fornire aggiornamenti alle risposte loro assegnate. Cerca una soluzione che sfrutti l'intelligenza artificiale per abbinare le domande comuni alle loro risposte.
  • Plug-in e integrazioni intelligenti - La tecnologia RFP dovrebbe funzionare con i programmi che utilizzi. Cerca plug-in che ti consentano di utilizzare la tua knowledge base mentre lavori alla tua risposta in programmi come Word o Excel. Il software dovrebbe inoltre integrarsi con le principali applicazioni CRM e di produttività per supportare senza problemi i processi esistenti di RFP.

Perdi meno tempo e vinci più RFP

Le RFP riguardano la vittoria. Sono progettati per aiutare l'acquirente a decidere chi è il migliore e più velocemente puoi dimostrare che la tua attività si adatta al conto, meglio è. Il software RFP accelera il tuo processo per farti prendere in considerazione più velocemente, chiudere più affari e darti ancora più opportunità di vincere.

Man mano che i team di marketing diventano ancora più allineati e collaborativi con le operazioni di ricavo, la tecnologia RFP diventa ancora più cruciale per il processo. La richiesta di risposte rapide RFP non sta scomparendo. Quindi non aspettare fino a quando non ce la fai più ad adottare una tecnologia che ti fa risparmiare tempo sulle RFP. I tuoi concorrenti certamente non lo faranno.

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