Come scrivere le linee guida sui social media della tua azienda per i dipendenti [esempio]
Ecco le linee guida sui social media per lavorare in [Azienda], insieme a una sezione aggiuntiva per le aziende pubbliche o regolamentate.
Imposta il tono della tua organizzazione
Definire il tono per l'utilizzo dei social media da parte dei dipendenti è fondamentale nel panorama digitale di oggi. I social media si sono evoluti oltre la comunicazione personale fino a diventare un potente strumento che modella la percezione del pubblico, influenza le dinamiche del mercato e può avere un impatto significativo sulla reputazione di un'organizzazione.
Noi di [Company] riconosciamo che i social media non sono solo una piattaforma per l'espressione individuale, ma anche uno strumento vitale per favorire connessioni significative, condividere informazioni preziose e amplificare la presenza del nostro marchio nella sfera digitale.
Pertanto, l’adozione responsabile ed etica dei social media è incoraggiata ed è fondamentale per la nostra strategia organizzativa. In un'era in cui le informazioni viaggiano alla velocità di un clic, comprendere l'importanza dei social media e allinearne l'utilizzo ai valori e agli obiettivi della nostra azienda è essenziale per salvaguardare la nostra reputazione, interagire con le parti interessate e, in definitiva, raggiungere i nostri obiettivi aziendali.
Questo insieme di linee guida mira a fornire indicazioni chiare su come sfruttare i social media come strumento potente, sostenendo al contempo i principi che definiscono [Azienda].
Linee guida generali sui social media
- Sii trasparente e dichiara di lavorare per [Azienda]. La tua onestà sarà notata nell'ambiente dei social media. Se stai scrivendo di [Azienda] o di un concorrente, usa il tuo vero nome, identifica che lavori per [Azienda] e sii chiaro riguardo al tuo ruolo. Se hai un interesse acquisito in ciò di cui stai discutendo, sii il primo a dirlo.
- Non rappresentare mai te stesso o [l'Azienda] in modo falso o fuorviante. Tutte le dichiarazioni devono essere basate sui fatti e non fuorvianti; tutte le affermazioni devono essere motivate.
- Siate vigili nel monitorare le conversazioni relative all’[Azienda] sui social media. Se ti imbatti in contenuti inappropriati o dannosi relativi a [Azienda], segnalalo al dipartimento appropriato all'interno dell'azienda affinché intervenga.
- Pubblica commenti significativi e rispettosi: niente spam o commenti fuori tema o offensivi.
- Usare il buon senso e la comune cortesia. Chiedi il permesso di pubblicare o riferire su conversazioni destinate ad essere private o interne a [Azienda]. Assicurati che la tua trasparenza non violi la privacy, la riservatezza e le linee guida legali di [Azienda] per i discorsi commerciali esterni.
- Rimani fedele alla tua area di competenza e fornisci punti di vista unici e individuali sulle attività non riservate presso [Azienda].
- Quando condividi contenuti creati da altri, dai sempre il giusto credito e attribuiscili alla fonte originale. Rispettare le leggi sul copyright e gli accordi di licenza quando si utilizzano contenuti di terze parti.
- Quando non sei d'accordo con le opinioni degli altri, mantieni un atteggiamento appropriato ed educato. Se una situazione online diventa antagonista, evita di metterti eccessivamente sulla difensiva e di disimpegnarti bruscamente. Chiedi consiglio al Direttore delle PR e disimpegnati educatamente.
- Rispondere in modo professionale ai commenti negativi o alle critiche sui social media. Evitare di impegnarsi in confronti o discussioni. Affronta invece le preoccupazioni in modo educato e, se necessario, indirizza la conversazione su un canale privato per la risoluzione.
- Se scrivi riguardo al concorso, sii diplomatico, assicurati l'accuratezza dei fatti e ottieni le autorizzazioni necessarie.
- Evitare di commentare questioni legali, contenziosi o qualsiasi parte con cui [l'Azienda] potrebbe avere un contenzioso.
- Non partecipare mai ai social media quando si discutono argomenti che potrebbero essere considerati una situazione di crisi. Anche i commenti anonimi possono essere ricondotti al tuo indirizzo IP o a quello di [Azienda]. Riferire tutte le attività sui social media relative ad argomenti di crisi al direttore delle pubbliche relazioni e/o degli affari legali.
- Sii cauto nel proteggere te stesso, la tua privacy e le informazioni riservate di [Azienda]. Ciò che pubblichi è ampiamente accessibile e duraturo. Considera attentamente il contenuto, poiché Google ha una memoria lunga.
- Se hai relazioni personali o interessi finanziari che potrebbero influenzare i tuoi contenuti sui social media relativi a [Azienda] o ai suoi concorrenti, rivela tali relazioni o interessi quando pubblichi su argomenti pertinenti.
Tutela della proprietà intellettuale e delle informazioni riservate:
- Non divulgare alcuna informazione riservata o proprietaria su [Azienda] sulle piattaforme di social media. Ciò include, a titolo esemplificativo, segreti commerciali, dettagli sullo sviluppo del prodotto, elenchi di clienti, dati finanziari e qualsiasi informazione che possa offrire un vantaggio alla concorrenza.
- Sii cauto nel condividere informazioni personali, sia tue che di altri, sui social media. Proteggi la tua privacy e quella di colleghi, clienti e partner. Evita di condividere dettagli di contatto personali o informazioni sensibili nei post pubblici.
- Sii cauto quando parli di progetti in corso, di futuri lanci di prodotti o di questioni aziendali delicate. Usare sempre cautela per evitare fughe di informazioni involontarie che potrebbero danneggiare la posizione competitiva di [Azienda].
- Se hai dubbi sulla possibilità di condividere le informazioni, consulta il reparto appropriato (ad esempio, Legale, Proprietà intellettuale o Comunicazioni aziendali) per ricevere indicazioni prima della pubblicazione.
- Rispettare i diritti di proprietà intellettuale degli altri. Non condividere o distribuire materiale protetto da copyright senza la dovuta autorizzazione e dare sempre credito quando si condividono contenuti creati da altri.
- In caso di dubbi riguardanti la protezione della proprietà intellettuale o delle informazioni riservate, contattare l'ufficio Proprietà intellettuale o Legale per indicazioni e chiarimenti.
Ulteriori linee guida per le aziende pubbliche o soggette a normativa sulla privacy:
- Garantire il rispetto di tutte le normative e i requisiti legali pertinenti quando si discute di questioni finanziarie, soprattutto se [L'Azienda] è pubblica.
- Consultare il team legale prima di condividere qualsiasi informazione relativa a questioni legali, indagini o questioni normative.
- Seguire rigorosi protocolli sulla privacy durante la gestione e la discussione dei dati dei clienti, soprattutto se [l'Azienda] è soggetta alle normative sulla privacy. Chiedere sempre assistenza al responsabile della privacy dei dati o a esperti legali.
- Astenersi dal fare dichiarazioni speculative sulla performance finanziaria della [Società] o sulle tendenze del mercato, soprattutto se potrebbero influenzare i prezzi delle azioni o le percezioni degli investitori.
- Le richieste dei media mainstream devono essere indirizzate al Direttore delle Pubbliche Relazioni.
Chiudi con le responsabilità
- Si prega di tenere a mente queste linee guida durante la partecipazione ad attività sui social media relative a [Azienda]. La tua adesione a queste linee guida aiuta a proteggere la nostra reputazione e garantisce la conformità legale.
- Rivedi e aggiorna periodicamente queste linee guida sui social media per garantire che rimangano pertinenti e allineate con l'evoluzione delle piattaforme di social media e delle politiche aziendali.
- Se mai dovessi trovarti incerto o in dubbio riguardo all’uso appropriato dei social media nel contesto di [Azienda], ti invitiamo a cercare guida e chiarezza. Il nostro responsabile delle comunicazioni è prontamente disponibile per assisterti nella gestione di eventuali domande, dubbi o situazioni che potrebbero sorgere sui social media.
Ricorda che le esigenze e i rischi specifici della tua azienda possono variare, quindi è importante personalizzare queste linee guida per allinearle al settore, alla cultura e agli obiettivi dell'azienda. Inoltre, è consigliabile consultare i team legali e di conformità per garantire l'allineamento ai requisiti normativi.