Semplifica la tua attività con Google Apps

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Chiunque mi conosca probabilmente sa che sono un grande fan di Google Apps. Anche piena divulgazione, SpinWeb è un Rivenditore autorizzato Google Apps, quindi il nostro impegno per il prodotto è abbastanza chiaro. Ci sono molti buoni motivi per essere entusiasti di Google Apps, tuttavia ... soprattutto come piccola impresa.

Google Apps è davvero un sostituto di Microsoft Office. Quando lo dico alle persone, a volte sono molto scettiche, motivo per cui faccio tutto seminario sull'argomento per fare più luce sull'argomento. Un'azienda che fa il salto a Google Apps avrà investito in un'infrastruttura che include posta elettronica, calendario, gestione dei documenti, videoconferenze e gestione dei contatti che compete con Microsoft Exchange a una frazione del costo. Diamo un'occhiata.

Google Email: potente alternativa a Exchange

L'email in Google Apps è Gmail che tutti conosciamo e amiamo. Tuttavia, Google Apps ti consente di contrassegnare la tua email con il nome di dominio della tua azienda per assicurarti che sia contrassegnata in modo professionale. Nessuno vuole utilizzare la posta elettronica dei consumatori per le imprese, giusto? Google Apps è Gmail per le aziende e include alcune funzionalità aggiuntive come il filtro antispam personalizzato e i criteri per gli allegati. Include anche strumenti di migrazione che semplificano la migrazione da Exchange. È possibile accedere all'e-mail tramite il Web, il client di posta elettronica (come Outlook o Apple Mail) e il dispositivo mobile. La quota predefinita per ogni utente è di 25 GB, che è molto generosa.

Inoltre, il filtro antispam e antivirus nell'email di Google è davvero il migliore del settore. Raramente vedo falsi positivi e la maggior parte delle e-mail indesiderate viene rilevata e filtrata. Il passaggio a Google Apps elimina davvero la necessità di soluzioni di filtraggio di terze parti.

Calendario come i grandi ragazzi

Le funzionalità di calendario in Google Apps sono fantastici. Le organizzazioni possono pianificare riunioni con persone e risorse (come sale conferenze, proiettori, ecc.) Con pochi clic. I membri del team possono anche visualizzare le pianificazioni degli altri dipendenti e vedere le informazioni sulla disponibilità molto facilmente. Ciò rende la pianificazione delle riunioni all'interno dell'organizzazione un gioco da ragazzi. I promemoria della riunione possono essere inviati tramite e-mail o SMS e sono personalizzabili da ciascun utente.

Una suite completa per l'ufficio nel cloud

Sono davvero entusiasta della funzione Documenti di Google Apps. La maggior parte delle organizzazioni utilizza Word, Excel e PowerPoint come software per ufficio predefinito. Ciò significa installare il software su tutti i computer, nonché supportarlo e mantenerlo. Questo può diventare costoso. Tutto questo può andare via con Google Docs. Le organizzazioni possono ora archiviare tutti i documenti in un unico posto e organizzarli in modi molto intelligenti.

La cosa bella di Google Docs è che elimina la frustrazione di "chi ha l'ultima versione di quel documento?" Con Google Docs, tutti i documenti vengono creati direttamente nel sistema e c'è solo una copia di un dato documento in ogni momento. I dipendenti possono collaborare sui documenti e apportare modifiche e tutte le revisioni vengono tracciate in modo che tu possa sempre tornare alle versioni precedenti e vedere chi ha fatto cosa.

Le organizzazioni possono inserire la loro intera libreria di documenti su Google Docs e passare al 100% senza carta poiché puoi caricare qualsiasi tipo di file. Verrà convertito in un documento Google modificabile o semplicemente memorizzato sul file server. Google Docs ti offre un file server, un drive condiviso e una suite per ufficio tutto in uno senza hardware o software di cui preoccuparti.

Diventa personale con Google Chat

Un'altra bella caratteristica di Google Apps è la funzione di chat video. Qualsiasi dipendente con una webcam può partecipare a una sessione di videoconferenza con un altro utente per semplificare la collaborazione. La qualità è eccellente e puoi persino tenere conferenze con altri utenti Google esterni alla tua azienda. Non è elegante come alcune delle soluzioni di videoconferenza aziendale, ma funziona molto bene ed è un'ottima soluzione per la maggior parte degli utenti.

La forza lavoro mobile

Tutte le funzioni in Google Apps funziona molto bene con i dispositivi mobili. Il calendario del mio iPhone è sincronizzato perfettamente con il mio Google Calendar e posso anche estrarre qualsiasi documento sul mio telefono. Posso persino modificare i documenti dal mio telefono! Ciò significa che posso portare per tutti i nostri marchi storici dei miei documenti aziendali con me ovunque io vada. Sì, è corretto: ogni documento nella mia azienda è ora accessibile sul mio telefono. Anche la posta elettronica funziona perfettamente e semplifica la comunicazione in viaggio.

La sicurezza del cloud

Uno dei punti di forza di Google Apps è il fatto che non richiede alcun investimento di hardware per funzionare. Tutto è ospitato nei data center di Google e l'interfaccia è crittografata con SSL. Ciò non solo consente di risparmiare molto denaro, ma rende la tua organizzazione molto più flessibile. I dipendenti virtuali possono unirsi al sistema da qualsiasi luogo, spostare gli uffici diventa molto più semplice ei tuoi dati sono molto più sicuri di quanto sarebbero nel tuo ufficio. Mi piace scherzare sul fatto che il nostro ufficio potrebbe bruciare domani e potremmo anche non accorgercene perché i nostri sistemi continuerebbero a funzionare.

Una scelta intelligente per le organizzazioni

La versione business di Google Apps costa $ 50 per utente all'anno e può essere configurato molto rapidamente. Ho attivato gli account e i miei clienti sono diventati operativi in ​​pochi giorni. Se stai riscontrando problemi di comunicazione con il tuo sistema attuale, vorresti rinunciare alla carta, hai bisogno di collaborare meglio con i membri del team o semplicemente vorresti iniziare risparmiare denaro sul software dell'ufficio, Ti incoraggio a provare Google Apps.

Per favore fatemi sapere se posso aiutare. Mi piacerebbe conoscere anche le tue esperienze con Google Apps, quindi lascia un commento qui sotto!

Commenti

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    Amen. Gestiamo tutta la nostra azienda (http://raidious.com) su Google Apps e non abbiamo avuto problemi: un'esperienza molto positiva. Vorrei che realizzassero uno strumento di gestione del progetto / flusso di lavoro e uno strumento CRM per farlo!

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    Consiglio Google Apps a tutti i miei clienti, indipendentemente dalle dimensioni. Li ho impostati anche per alcuni di essi, quindi dovrò controllare il processo per rivenditore autorizzato. Una delle cose belle che ho notato nell'hosting con MediaTemple è che posso gestire tutte le impostazioni DNS sull'host. Il mio registrar di domini addebita eventuali impostazioni DNS avanzate, quindi ho risparmiato un paio di dollari lì.

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    Diito! Ho abbandonato Outlook il 1 ° gennaio 2010. È stata una decisione consapevole e una decisione aziendale in tal senso. Ho fatto tutto il possibile per Google Apps e non me ne sono affatto pentito. Anch'io incoraggio tutti i miei clienti a "GOOGLE" - ha senso in molti modi farlo.

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